Stratégie événementielle : Maintenir son élan en période d’incertitude – Bulletin 4

Avr 2020

Alors que nous réalisons l’ampleur de la réponse internationale à la pandémie de la COVID-19, nous constatons qu’il existe une réelle incertitude, voire une peur palpable, quant aux conséquences de cette situation et aux mesures que nous devons prendre en tant qu’organismes et professionnels en réponse à celle-ci. Afin de vous aider à répondre à vos questions, KCI prépare une série de bulletins vous offrant des conseils opportuns sur comment réagir et où mettre l’accent pour mieux maintenir le cap dans cette situation en constante évolution, et ce, tout en maintenant l’élan de vos programmes et de vos activités de collecte de fonds.

FAIRE PIVOTER SA STRATÉGIE ÉVÉNEMENTIELLE

Déjà de nombreux conseils ont été partagés sur comment gérer des événements dans le contexte actuel, et nous tenterons ici de résumer les points clés et de fournir des liens qui pourraient vous aider à déterminer la meilleure façon pour vous de répondre à votre situation particulière, à la fois pour vos événements à venir et pour alimenter la réflexion sur votre stratégie événementielle des six à 18 prochains mois.

CONSEILS GÉNÉRAUX

Pas de solution unique. Face à la situation actuelle, il n’y a pas de solution globale sur la meilleure façon de faire pivoter et d’adapter vos événements et votre stratégie événementielle. La bonne solution dépendra de plusieurs facteurs, y compris la date prévue, l’objectif et le modèle de financement des événements.

Dégrouper les objectifs de votre événement. Dans vos efforts pour trouver la bonne approche, il est important d’examiner individuellement les objectifs de l’événement. Par exemple, s’il s’agit d’un événement de collecte de fonds, dégrouper l’aspect collecte de fonds de l’aspect engagement vous aidera à déterminer s’il y a des réponses distinctes à chacun des objectifs plutôt que d’opter pour un brutal « annuler, reporter ou rendre virtuel ».

Le type d’événement est un facteur important. Certains événements de collecte de fonds se prêtent bien à une plateforme virtuelle, alors que d’autres s’y prêtent moins bien et exigent une solution différente. Les événements à venir qui mettent l’accent sur la sensibilisation et la fidélisation devraient aussi être envisagés différemment des événements de collecte de fonds. Dans certains cas, ce type d’événement pourrait s’avérer plus pertinent en ce moment, dans un contexte où les gens cherchent des occasions d’échanger. Mais dans d’autres types, le moment peut ne pas être approprié et il est important de ne pas rester sourd à la réalité en procédant avec quelque chose qui peut paraître frivole et déphasé. Filtrez toutes vos activités dans l’optique « Comment cela sera perçu dans le contexte actuel? ».

Demandez à vos principales parties prenantes ce qu’elles pensent. Peut-être le conseil le plus important que l’on puisse vous donner sur la meilleure façon de procéder est d’impliquer vos principales parties prenantes dans la conversation et la prise de décision. Sollicitez leur point de vue sur ce qu’elles considèrent approprié avant d’aller de l’avant avec un plan solide.

CONSERVER ET REMPLACER LES REVENUS

Concentrez-vous sur le revenu net. Côté événements, tous les revenus ne sont pas forcément égaux. Lorsque que vous réfléchissez à la façon dont vous pourrez conserver ou remplacer les revenus provenant d’un événement de collecte de fonds, concentrez-vous sur le revenu net plutôt que le revenu brut. C’est le revenu net tiré d’un événement qui, pour l’organisme, est le plus important à remplacer.

Ne prenez pas pour acquis que le revenu a disparu. Tenant compte de la façon dont votre événement génère des revenus, réfléchissez à divers moyens encore à votre disposition de maintenir ces revenus ou d’en générer autant que possible. Si ces revenus proviennent de commandites ou de dons majeurs, parlez à vos commanditaires et donateurs de la possibilité de maintenir leurs contributions, leur offrant s’ils le préfèrent d’en faire des dons admissibles à un reçu aux fins d’impôts. Plusieurs organismes nous ont d’ailleurs indiqués avoir eu un certain succès avec ce type de conversations. S’il s’agit d’un événement important organisé par des tiers, considérez ceux qui planifient ces événements à titre de donateurs majeurs et communiquez avec eux pour voir ce qui peut être fait.

Ayez une vision globale des solutions possibles. Ne vous limitez pas seulement à une optique événements. Réfléchissez plutôt à comment vous pouvez profiter de la situation actuelle pour diversifier vos sources de financement et remplacer de diverses façons les revenus d’événements que vous auriez perdus. Sensibilisez vos donateurs uniques quant à la possibilité de devenir des donateurs mensuels; expliquez-leur que vous avez besoin de leur soutien continu compte tenu des circonstances. Ou encore, essayez d’amener ceux qui organisent des événements de collecte de fonds ou y participent à devenir des donateurs. Tendez-leur la main (p. ex. les marcheurs, les coureurs qui amassent des fonds pour votre organisme) et demandez-leur de faire un don personnel s’ils le peuvent. Sensibilisez-les à l’importance de leur soutien et faites-en une occasion d’acquisition de donateurs.

Devancez certains événements. Une autre solution pour remplacer une perte à court terme de revenus est de réfléchir aux façons dont on pourrait obtenir le plus de revenus possible le plus rapidement possible. Une possibilité serait de devancer des événements futurs, surtout s’ils se prêtent bien à un format virtuel.

Passez en mode virtuel. Si les revenus sont générés à travers la réalisation-même de l’événement (p. ex. un encan) ou si l’événement se prête à une version virtuelle (p. ex. une marche ou une course virtuelle), passez en mode virtuel avec votre événement. Si vous cherchez à remplacer votre événement par quelque chose qui peut se faire virtuellement, il n’est pas nécessaire d’en faire une copie conforme de ce qui était initialement planifié. Pensez à quelque chose qui fonctionnerait sur une plateforme virtuelle, et qui reflète l’image de marque de votre organisme. Vous trouverez ci-bas des informations additionnelles sur les événements virtuels.

EXEMPLES DE FAÇON DONT VOUS POUVEZ « VIRTUALISER » VOS ÉVÉNEMENTS

Conférence virtuelle ou diffusion en contenu direct (livestream) offertes par l’organisme. Demandez au conférencier que vous avez retenu de partager votre message à travers une conférence virtuelle. Ainsi, la présentation se fera en temps réel et avec authenticité. Des sites web peuvent faciliter les dons en temps réel. Plutôt qu’offrir un repas, vous pourriez inclure une prestation musicale ou le numéro d’un humoriste ou encore un jeu de question et réponse collectif en ligne.

Marche/Vélo/Course en mode virtuel. Soyez l’hôte d’une activité physique sur une plateforme virtuelle plutôt qu’en personne et inciter vos participants à amasser des fonds comme ils le feraient en temps normal. Vous pouvez les encourager à réaliser des défis amusants lorsqu’ils atteignent un jalon important de leur collecte de fonds (p. ex. embarquez sur le tapis roulant, marcher ou courir dans son quartier, sautiller sur place, monter des escaliers, etc.), puis d’afficher des égoportraits et de partager ces activité sur leurs plateformes de médias sociaux. Pour l’événement en direct, présentez une vidéoconférence ou offrez une plateforme où les participants pourront se réunir en direct pendant qu’ils réalisent un défi à la maison. Voici quelques exemples pour vous inspirer :

Enfin, ce guide de CanadaDon offre d’excellents conseils pour faire évoluer vos événements en mode virtuel.

Et nous terminerons chacun de nos bulletins avec les rappels généraux suivants…

Se préparer et répondre…mais ne pas paniquer. Faites ce que vous pouvez. Beaucoup d’éléments échapperont à votre contrôle et il est donc important de cibler votre réflexion, vos efforts et votre énergie là où vous avez de l’influence.
Gardez le cap, soyez positifs et restez confiants. Donnez une impression de stabilité, de confiance et de capacité dans toutes vos activités et vos communications, tant à l’interne qu’à l’externe.
Il n’y a pas qu’une seule stratégie. Quoi qu’il soit bon de se laisser guider par des lignes directrices et des pratiques exemplaires, les meilleures stratégies seront celles qui seront adaptées à chaque institution et à ses clientèles.
Ce n’est pas la première fois que nous nous retrouvons dans une situation semblable. Mettez à profit les leçons que vous avez tirées de situations d’urgences et de désastres antérieurs. Nous avons déjà surmonté des périodes de crises et nous le ferons encore cette fois-ci.
Ne fermez pas boutique. Gardez le cap tout en ajustant avec prudence votre stratégie et votre budget. Nous savons par expérience que ceux qui agissent ainsi s’en tire plus solidement.
Communiquez. Tout en vous assurant de ne pas submerger vos parties prenantes de communications superflues, il faut aussi éviter le silence radio. Gardez vos parties prenantes, tant internes qu’externes, engagées et informées.

Nous souhaitons pouvoir vous aider à identifier ces « bonnes choses au bon moment », et notre prochain bulletin traitera des répercussions sur la planification de scénarios.