Entrevues Virtuelles : Maintenir son élan en période d’incertitude – Bulletin 3

Mar 2020

Alors que nous réalisons l’ampleur de la réponse internationale à la pandémie de la COVID-19, nous constatons qu’il existe une réelle incertitude, voire une peur palpable, quant aux conséquences de cette situation et aux mesures que nous devons prendre en tant qu’organismes et professionnels en réponse à celle-ci. Afin de vous aider à répondre à vos questions, KCI prépare une série de bulletins vous offrant des conseils opportuns sur comment réagir et où mettre l’accent pour mieux maintenir le cap dans cette situation en constante évolution, et ce, tout en maintenant l’élan de vos programmes et de vos activités de collecte de fonds.

CONSEILS POUR RÉALISER DES ENTREVUES VIRTUELLES

La plupart des organismes poursuivent leurs activités d’embauche, surtout en ce qui a trait aux rôles de leadership et de génération de revenus. Dans ce bulletin, notre équipe de recherche et de recrutement des cadres vous offre des conseils pratiques pour réaliser des entrevues virtuelles. Avec une bonne planification et en suivant ces conseils et techniques, les entrevues virtuelles peuvent être tout aussi efficaces que celles faites en personne, ce qui vous permet de maintenir l’élan de votre processus d’embauche.

ASTUCES ET CONSEILS GÉNÉRAUX :

Tester votre technologie — Avant de procéder avec votre entrevue, assurez-vous que votre plateforme d’entrevue virtuelle fonctionne correctement. Testez votre microphone et votre périphérique audio afin d’assurer qu’ils fonctionnent à un niveau adéquat. Et familiarisez-vous avec le logiciel utilisé avant de procéder.
Ayez un plan de rechange — En cas de défaillance technologique, ayez un plan de rechange en place. Une seconde plateforme de vidéoconférence ou une ligne de conférence téléphonique sont excellents pour pallier à une telle éventualité. Assurez-vous que les personnes chargées de réaliser l’entrevue connaissent votre moyen de communications préférés en cas de modifications ou de mises à jour.
Éclairage — Éviter de vous placer là où une fenêtre ou une autre source de lumière pourraient causer un trop grand contre-jour, faisant en sorte que les autres aient de la difficulté à vous voir clairement.
Minimisez le bruit de fond — Éliminez toute source potentielle de bruit de fond. Assurez-vous que votre espace de travail soit dans une pièce close, fermez les fenêtres et sortez vos animaux de compagnie pour la durée de l’entrevue. Évitez de froisser du papier près du microphone pour éliminer toute distraction sonore.
« Ne pas déranger » — Assurez-vous qu’il n’y ait pas de sources de distraction dans votre environnement. Mettez votre téléphone sous silence. Suspendez les notifications et bloquez les fenêtres publicitaires (pop-ups) pour accorder toute votre attention à vos interlocuteurs. Utilisez des affiches ou autres indicateurs pour vous assurer que votre environnement ne soit pas perturnbé pour la durée de l’entrevue.
Habillez-vous convenablement — Habillez-vous comme si l’entrevue se faisait en personne.
Contact visuel – Regarder directement la camera vous permettra de donner l’apparence d’un contact visuel avec les autres participants à l’entrevue. Et si c’est possible, évitez de porter des lunettes durant l’entrevue; les reflets peuvent déranger le contact visuel et rendre plus difficile la connexion avec les autres participants.
Soyez patient — Tant pour les intervieweurs que les candidats, des différences dans la puissance et la vitesse des réseaux peuvent causer de légers retards entre l’envoi et la réception du son et de l’image. Laissez le temps à la personne qui parle de terminer son intervention avant d’essayer de répondre.

CONSEILS POUR LES INTERVIEWEURS :

Déroulement de l’entrevue — Surtout lorsqu’il y a plus d’un intervieweur, décidez du processus avant que le candidat se présente à l’écran. Assurez-vous que tous sachent qui accueillera le candidat, qui posera chacune des questions, etc.
Expliquer le déroulement et passer en revue le matériel — Assurez-vous que les candidats comprennent bien le déroulement de l’entrevue, et répondez à toute question qu’ils peuvent avoir au sujet des entrevues virtuelles. Avant l’entrevue, veillez à ce que chaque intervieweur soit bien au fait du processus et qu’il soit familier avec le curriculum vitae du candidat, la description de tâches et tout autre matériel pertinent.
Accordez toute votre attention — Même si l’entrevue se fait à distance, il est important d’assurer que, tout au long de celle-ci, les intervieweurs aient le comportement attendu d’eux et qu’ils appliquent les pratiques exemplaires. Les candidats devraient sentir qu’on les respecte et qu’on est conscient que leur temps est précieux.

CONSEILS POUR LES CANDIDATS :

Préparation et ponctualité — Préparez-vous à l’avance pour votre entrevue. Préparez et pratiquez vos réponses aux questions potentielles, et déterminez les questions que vous voulez poser aux intervieweurs. Soyez conscient de l’heure à laquelle l’entrevue doit débuter et évitez de vous connecter à la plateforme avant l’heure prévue.
Soyez affable et conscient de votre langage corporel — Comme dans le cas d’une entrevue en personne, le contact visuel et un comportement affable sont essentiels au dialogue et démontrent votre enthousiasme sincère pour le poste offert. Et quoi qu’il soit important de rester naturel, des gestes excessifs ou nerveux peuvent s’avérer dérangeants. Tout en étant conscient de votre langage corporel durant l’entrevue, restez vrai et authentique.
Organisez votre espace de travail — Assurez-vous que votre espace de travail soit organisé pour vous permettre de lire et de prendre des notes facilement, tout en essayant de garder au minimum le déplacement de papiers sur votre bureau. Assurez-vous au préalable d’avoir sous la main tout ce dont vous pourriez avoir besoin durant l’entrevue (stylo, papier, description de tâches, eau, etc.).
Suivi — Après l’entrevue, envoyez une note à l’intervieweur le remerciant d’avoir pris le temps de vous parler.

Vous pouvez compter sur notre appui au cours des semaines et mois à venir. Notre prochain bulletin traitera des répercussions de la crise actuelle sur les événements de financement.