Maintenir son élan en période d’incertitude – Bulletin 1

Alors que nous réalisons l’ampleur de la réponse internationale à la pandémie de la COVID-19, nous constatons qu’il existe une réelle incertitude, voire une peur palpable, quant aux conséquences de cette situation et aux mesures que nous devons prendre en tant qu’organismes et professionnels en réponse à celle-ci.

La première chose à se rappeler est que nous n’en sommes pas à nos premiers défis de la sorte. Qu’il s’agisse des lendemains du 11 septembre 2001 ou encore de la grande récession de 2008, nous avons beaucoup appris en surmontant ces tempêtes. Un leadership fort et la résilience organisationnelle ont aidé les organismes caritatifs à persévérer à travers ces périodes difficiles dans le passé et leur permettront de le faire de nouveau cette fois-ci. Et deuxièmement, probablement le meilleur conseil général que l’on puisse donner est que les organismes se doivent d’être prêts et en mesure de répondre, tout en ne cédant pas à la panique.

En ce sens, nous produisons une série de bulletins pour vous orienter et conseiller de façon opportune et pertinente sur comment réagir et où mettre l’accent pour mieux maintenir le cap dans cette situation en constante évolution, et ce, tout en maintenant l’élan de vos programmes et de vos activités de collecte de fonds. Tirant des leçons de la manière dont nous avons géré les précédentes périodes de tensions et de crises économiques, nous partageons conseils et informations sur les pratiques exemplaires ainsi que des liens à des ressources pouvant s’avérer utiles.

Comme nous en sommes encore en tout début de cette crise, nous voulons mettre l’accent sur l’immédiat et offrir des conseils reliés à la situation avec laquelle vous devez fort probablement composer en ce moment et dans les jours qui viennent.

1. Télétravail. Un des effets le plus immédiat que nous voyons est la nécessité pour les employés de travailler de la maison pour une période donnée. Bien que nous ayons déjà une certaine culture et capacité en matière de télétravail, pour plusieurs il s’agit d’une nouvelle réalité. En ce sens, notre équipe de recherche et de recrutement a déniché quelques articles (en anglais) qui offrent des informations, des conseils et des suggestions utiles sur la gestion à distance du personnel.

Coronavirus: How to Work from Home, the Right Way – BBC Worklife
Top 15 Tips to Effectively Manage Remote Employees – Forbes

2. Communiquer avec vos parties prenantes. Nous recevons tous des courriels de chaque organisme avec lequel nous avons déjà interagi nous expliquant comment ils répondent à la situation. Bien qu’il soit important d’éviter les communications non nécessaires, il est aussi imprudent de demeurer silencieux. En matière de communications, la meilleure chose est de se laisser guider par le principe du « besoin de savoir ». Dans l’immédiat, cela implique d’informer vos parties prenantes de tout changement dans votre façon de travailler et d’interagir avec elles. Et quand vous pensez communications, n’oubliez pas vos employés. Les parties prenantes internes veulent toujours être informées, et en cette période d’incertitude, ce besoin est encore plus grand.

3. Continuer sur sa lancée. Ce que nous entendons de nos clients et autres organismes est que, même s’ils procèdent à des ajustements, ils cherchent le plus possible à maintenir le cap. Évitez l’annulation en bloc de vos plans et activités de collectes de fonds et cherchez plutôt à ajuster et à adapter vos rencontres, vos événements et vos activités en tenant compte des conditions locales.
   

   Nous savons par expérience qu’en situation de ralentissement économique, les organismes qui ont cherché à continuer sur leur lancée et à maintenir un certain élan s’en sont sortis avec beaucoup plus de succès, tandis que ceux qui ont fait marche arrière ont constaté qu’ils avaient perdu beaucoup de terrain.

4. Commencer à planifier divers scénarios. Une priorité immédiate devrait être d’initier la planification de divers scénarios. Créez une série de modèles qui reflètent une variété de scénarios de revenus (trois est un bon nombre – le meilleur, le plus probable, le pire). Un élément clé de cette planification est d’examiner chacun de vos programmes et chacun de vos donateurs majeurs potentiels afin de déterminer les domaines à risque. Utilisant ces modèles, commencez aussi à réfléchir aux ramifications et aux réponses pertinentes pour chacun de ceux-ci.

5. Prise de décision réfléchie et mesurée. Nonobstant le conseil de commencer à planifier des scénarios, méfiez-vous de la tendance d’adopter sans ménagement une stratégie de coupures et de recul. Nous savons par expérience que cette approche peut avoir des conséquences très négatives à long terme. Bien qu’il soit utile de développer divers modèles, il est beaucoup trop tôt pour prendre des décisions. Surveillez plutôt l’évolution des choses et identifiez lequel de vos scénarios devient alors valide. Les bonnes décisions stratégiques se prennent rarement rapidement ou sont rarement basées sur l’instinct; donnez-vous le temps nécessaire pour bien évaluer vos options et décider des bonnes prochaines étapes.

6. Leadership et donner le ton. Le conseil le plus important en ce moment touche le leadership et le ton. Que ce soit à l’interne avec les employés ou à l’externe avec les donateurs et les parties prenantes, il est essentiel de rester calme et d’inspirer confiance dans votre capacité d’affronter la tempête. De plus, il est recommandé d’adopter une approche dite juste à temps en matière de stratégie et d’affectation des ressources. Ainsi, l’équipe de direction de l’organisation pourrait opter pour des réunions hebdomadaires, voire quotidiennes, auxquelles tous participeraient pour partager l’information et prendre des décisions opérationnelles rapides.

Parlant de donner le ton, il est aussi très important de ne pas réagir trop fortement. S’inspirant de l’affiche bien connue de la Seconde guerre mondiale, « restez calme (tout en faisant la bonne chose au bon moment) et continuez ».

Nous souhaitons pouvoir vous aider à identifier ces bonnes choses au bon moment. En ce sens, notre prochain bulletin mettra l’accent sur les activités de collecte de fonds, incluant comment gérer l’annulation d’événements et maintenir votre élan dans vos conversations avec vos donateurs majeurs potentiels.